Автоматизация процессов в отделе продаж с помощью CRM-системы

Ручная работа в отделе продаж тормозит рост компании: заявки теряются, звонки не фиксируются, задачи дублируются. Автоматизация решает эту проблему — освобождает менеджеров от рутинных действий и помогает сосредоточиться на главном: общении с клиентами и закрытии сделок.

В статье расскажем, как автоматизация позволяет систематизировать продажи, наладить контроль за каждым обращением и повысить результативность работы команды.

Что такое автоматизация и зачем она нужна отделу продаж

Автоматизация — это перевод рутинных операций в систему, которая сама выполняет нужные действия: ставит задачи, отправляет письма, уведомляет клиентов, напоминает менеджеру о звонке.

Для отдела продаж это значит:

• ни одна заявка не теряется;
• задачи выполняются в срок;
• сделки проходят по воронке;
• руководитель всегда видит, что происходит;
• клиенты получают сервис без задержек.

Автоматизация помогает менеджерам сосредоточиться на общении с клиентами и продаже, а не на записях и напоминаниях. Это особенно важно в компаниях, где много обращений, разные источники трафика и большая клиентская база.

Типичные задачи отдела продаж, которые можно автоматизировать

Автоматизация помогает снять с менеджеров рутину и сосредоточиться на главном — продаже. Вот ключевые задачи отдела продаж, которые можно и нужно передать CRM-системе.

Прием и распределение входящих заявок

Без автоматизации заявки часто теряются или обрабатываются с задержкой. CRM-система позволяет подключить формы сайта, мессенджеры, e-mail и телефонию напрямую. Все обращения попадают в систему, фиксируются и моментально распределяются на ответственных. Например, можно настроить правило: заявки с сайта — к менеджеру А, звонки с рекламы — к менеджеру B. Это ускоряет реакцию и повышает шанс на успешную сделку.

Входящий звонок

Ведение воронки продаж и контроль стадий

В CRM каждая сделка проходит по заранее настроенной воронке: от первого контакта до оплаты. Менеджер двигает сделку по этапам, а руководитель видит, сколько клиентов на каждом шаге, где происходят провалы и какие сделки «зависли». Это упрощает планирование, позволяет оперативно вмешиваться и усиливает контроль за процессом.

Воронка продаж

Постановка задач и напоминания

CRM автоматически ставит задачи менеджерам: позвонить клиенту, выслать КП, провести встречу. Если сотрудник забыл — система напомнит. Это исключает ситуации, когда про клиента «вспомнили через неделю», и позволяет строго соблюдать регламент взаимодействия. Также можно настроить автоматическую передачу сделки другому сотруднику, если по ней долго не было активности.

Задача на подготовку пакета документов

Подготовка КП и коммерческой документации

С помощью шаблонов можно автоматически формировать коммерческие предложения, счета, договоры. Не нужно копировать данные вручную — контакт, сумма сделки, условия подтягиваются из карточки клиента. Это экономит время, снижает количество ошибок и делает работу менеджера более профессиональной.

Коммерческое предложение

Учет звонков, писем, встреч

Интеграция телефонии и почты позволяет вести полную историю общения с клиентом прямо в карточке сделки. Все звонки записываются, письма сохраняются, встречи фиксируются в календаре. Менеджер в любой момент может посмотреть, о чём шла речь с клиентом, а руководитель — оценить качество коммуникации.

Интеграция с почтами

Работа с повторными продажами

CRM помогает не забывать о клиентах после первой сделки. Можно настроить напоминания о повторном контакте, сегментировать базу по интересам и запускать автоматические рассылки. Система показывает, когда клиент в последний раз покупал, что именно заказывал, и на основе этого подсказывает следующий шаг. Это увеличивает пожизненную ценность клиента и помогает выстроить стабильные отношения.

Мы настроили воронку повторных для компании «Ноев ковчег». В неё попадают проигранные сделки, в которых клиент отказался от покупки, но готов вернуться позже.

Аналитика и сбор данных

Автоматизация позволяет не только ускорить процессы, но и собирать точную статистику. CRM показывает:

• сколько заявок пришло и откуда;
• на каком этапе теряются сделки;
• кто из менеджеров работает лучше;
• какова конверсия на каждом этапе.

Дополнительно можно:

• строить графики и отчёты по выручке и выполнению плана;
• анализировать эффективность рекламных каналов и источников трафика;
• рассчитывать средний чек, прибыль и маржинальность по каждому клиенту;
• видеть загруженность менеджеров и планировать ресурсы;
• отслеживать продажи по регионам и филиалам;
• прогнозировать доход на основе текущих показателей.

По этим данным руководитель может оперативно реагировать, перераспределять ресурсы и улучшать результат. Есть готовые отчёты и дашборды, которые не нужно строить вручную.

Пример успешного внедрения

Мы — команда Веб-Центр, золотой партнер Битрикс24. За 20 лет мы реализовали более 650 проектов, в том числе для отделов продаж. Один из таких кейсов — автоматизация компании «Аксиома», поставщика японских автозапчастей.

До внедрения:

• сотрудники тратили много времени на переписку;
• терялись задачи;
• документы обрабатывались вручную;
• ответственность размазывалась между отделами.

Мы описали процессы, связанные с торговыми условиями, бонусными соглашениями, добавлением новых контрагентов и перевели их в автоматический режим. Настроили задачи, шаблоны, интеграции.

Благодаря автоматизации:

• в 2 раза сократилось время согласования документов;
• в 3 раза снизилось количество ошибок при заполнении карточек контрагентов — благодаря четкой структуре полей и встроенному контролю;
• на 100% исключены потери документов и задач — всё фиксируется в CRM, ничего не теряется;
• экономия времени отдела продаж — до 25 часов в месяц, которые раньше уходили на ручную переписку, напоминания и сбор подписей;
• автоматические напоминания сократили долю просроченных задач с 40% до 5%;
• все ключевые процессы стали прозрачными — руководитель видит, на каком этапе находится каждый контрагент или бонусное соглашение.

Читать подробный кейс

Этапы внедрения CRM в отделе продаж

Мы уже более 20 лет помогаем компаниям автоматизировать свои бизнес-процессы. Процесс автоматизации в нашей компании проходит в несколько этапов:

1. Сбор требований. На встрече с заказчиком определяем цели и задачи внедрения, знакомимся со спецификой бизнес-процессов.
2. Предпроектное обследование. Проводим глубокий анализ бизнес-процессов и IT-инфраструктуры. Определяем точки роста и слабые места.
3. Разработка технического задания. На основе собранных данных мы прорабатываем архитектуру решения. Подбираем необходимые модули и прототипируем аналитический дашборд.
4. Настройка и кастомизация системы. Адаптируем систему в соответствии с ТЗ: адаптация CRM, настройка воронок продаж, автоматизация бизнес-процессов, интеграция с другими системами (например, 1С, телефония, сайт).
5. Внедрение и тестирование системы. Переносим все необходимые данные в систему, настраиваем права доступа, чтобы каждый сотрудник мог эффективно взаимодействовать с системой. Проверяем работоспособность — выявляем и устраняем возможные ошибки, обеспечивая корректную работу всех модулей и интеграций.
6. Обучение. Проводим обучение для сотрудников, чтобы они могли полноценно использовать возможности системы в своей работе.
7. Поддержка и сопровождение. Обеспечивается техническая поддержка, мониторинг работы системы, регулярные обновления и, при необходимости, доработки функционала в соответствии с изменяющимися потребностями бизнеса.

Заключение

Автоматизация отдела продаж — это стратегический шаг к развитию бизнеса. Чем меньше времени менеджеры тратят на рутину, тем больше внимания они уделяют клиентам. CRM-системы помогают выстроить понятные процессы: заявки распределяются автоматически, задачи ставятся вовремя, история взаимодействий сохраняется, а ключевые показатели — доступны в один клик.

Благодаря автоматизации компания получает:

• прозрачную работу команды;
• сокращение издержек;
• улучшение клиентского сервиса;
• наглядную аналитику по продажам и рекламным кампаниям;
• упрощённое обучение новых сотрудников;
• больше времени для развития и кросс-продаж.

Если вы хотите, чтобы процессы шли по чёткой системе, клиентская база была в порядке, а менеджеры не тратили время на ручные действия — автоматизация станет отличным решением. Мы готовы показать, как именно это может работать у вас.