Как мы автоматизировали продажи и производство церковной продукции с помощью CRM

s

Задача

  • Автоматизировать работу отделов
  • Настроить работу отдела продаж и производства с прозрачными этапами
  • Настроить процесс работы с отказами
  • Улучшить взаимодействие между отделами

  • Период выполнения работ:

  • 1 этап предпроектного обследования: январь 2024 - март 2024 
  • 2 этап внедрения: май 2024 - июль 2024

  • Результаты:

    1.Настроили ворону отдела продаж
    2.Настроили воронку «Инкубатор» для работы с отказами
    3.Настроили смарт-процесс «Производство»
    4.Настроили раздел «Проекты» для работы с задачами
    5.Сделали интеграцию с телефонией и WhatsApp

    Какие велись работы

    О клиенте

    «Ноев Ковчег» – производитель церковной продукции из дерева: резные иконостасы, киоты, престолы, аналои, стасидии и прочее убранство. 

    Компания работает с 2014 года, а география её работ включает в себя не только российские соборы, но и храмы Швейцарии и Италии.

    Задача проекта

    Компания «Ноев Ковчег» обратилась в «Веб-Центр» для внедрения Битрикс24 и оптимизации бизнес-процессов. Перед нами поставили задачи:

    • автоматизировать рутинную работу,
    • улучшить взаимодействие между отделами, 
    • наладить работу с отказами,
    • сделать процессы продажи и производства «прозрачными».

    Реализация проекта

    Мы провели внедрение CRM-системы в два этапа: предпроектное обследование (далее ППО) и само внедрение.

    Этап «Предпроектное обследование»

    ППО нужно для того, чтобы детально изучить текущие процессы компании, определить подходящий функционал системы и разработать план внедрения.

    Бизнес-аналитик составил схему текущих процессов отдела продаж, производства и работы с «проигранными» сделками.

    На основе текущих схем бизнес-аналитик разработал схему внедрения процессов через инструменты Битрикс24.

    Этап внедрения Битрикс24

    Чтобы клиент понимал сколько времени потрачено на каждую задачу, менеджер проекта составил план внедрения. В нем указаны: 

    • трудозатраты по задачам, 
    • длительность выполнения,
    • даты начала и окончания задачи,
    • комментарии менеджера,
    • результаты задачи.



    Часть плана внедрения

    Воронка «Отдел продаж»

    Внедрение начали с воронки для отдела продаж, так как это ключевой процесс, который влияет на весь цикл работы с клиентами.

    Для работы отдела мы создали специальную воронку. В ней 6 рабочих этапов и 4 варианта завершения сделки. 

    Рабочие этапы:

    1. Новая заявка.
      На этом этапе фиксируется входящая заявка клиента. Задача менеджера — оперативно связаться с клиентом, подтвердить интерес и уточнить детали.

    2. Потребность выявлена.
      Менеджер выясняет, что именно нужно клиенту, собирает информацию о его задачах и требованиях. На этом этапе важно правильно квалифицировать клиента и предложить подходящее решение.

    3. КП отправил.
      После определения потребности клиенту отправляется коммерческое предложение. Этот этап фиксирует передачу конкретного предложения, согласованного с клиентом.

    4. Счет выставил.
      Клиент подтверждает интерес, и менеджер выставляет счет..

    5. Счет оплачен/Договор подписан.
      На этом этапе фиксируется ключевой результат: клиент оплачивает счет и подписывает договор. Этот шаг подтверждает готовность к дальнейшему сотрудничеству.

    6. В производство.
      После оплаты или подписания договора сделка передается на следующий этап — выполнение заказа.

    Финальные этапы:

    • Заказ выполнен.
      На этом этапе сделка считается успешно завершенной. Клиент получил заказ, все обязательства выполнены. Менеджер закрывает сделку и фиксирует результат. Это идеальный сценарий, к которому ведет вся работа воронки.

    • Отказ.
      Клиент отказался от сотрудничества или покупки. Причины отказа фиксируются в системе, чтобы в будущем скорректировать подход к работе с такими клиентами или предложениями.

    • Спам.
      Заявка от клиента оказалась нерелевантной, например, это случайный контакт или фальшивая заявка. Такие контакты сразу исключаются из воронки, чтобы не тратить ресурсы команды.

    • В инкубатор.
      Клиенты, которые пока не готовы к покупке, но проявляют интерес, попадают в инкубатор.

    Чтобы менеджеры видели откуда пришла заявка, мы добавили в CRM все возможные источники.



    Источники заявок

    После того, как клиент оставляет обращение, в воронке на этапе «Новая заявка» автоматически формируется сделка.



    Новая сделка

    В сделку добавили поля для удобства работы менеджеров и аналитики клиентов руководителями.

    Менеджер обрабатывает обращение на первом этапе и переводит его либо на «Потребность выявлена», либо на одну из финальных стадий отказа — в зависимости от ситуации.

    На каждом этапе настроены автоматические действия, которые упрощают работу. Например, на стадии «Новая заявка» система создаёт задачу для менеджера: «Выявить потребность клиента». Если сделка остаётся на этой стадии больше одного дня, руководитель отдела продаж получает уведомление. Это помогает не упустить важные моменты и держать процесс под контролем.

    На каждом этапе система автоматически добавляет комментарии с инструкциями для менеджеров. Они помогают понять, что нужно сделать на текущей стадии процесса.



    Комментарий для менеджеров

    Когда сделка достигает этапа «Производство», в смарт-процессе «Производство» создаётся новый элемент, а в карточке сделки появляется поле «Производство» с ссылкой на новый элемент.



    Вкладка «Производство» в сделке



    Новый элемент в смарт-процессе Производство

    На каждой стадии воронки продаж настроены автоматические действия. Они экономят время менеджеров и исключают ошибки, связанные с человеческим фактором.



    Роботы в воронке отдела продаж

    Если на этапах от «Новая заявка» до «Выставил счет» клиент откладывает заказ на потом, то сделка попадает на этап «В инкубатор» и автоматически копируется в одноименную воронку.

    Воронка «Инкубатор»

    В этой воронке находятся «проигранные» сделки, где клиент отказался от покупки, но готов вернуться позже.

    Мы настроили процесс так, чтобы через 30 дней сделка автоматически переходила на стадию «Обзвонить». Это гарантирует, что менеджер вовремя свяжется с клиентом.

    На каждой стадии воронки настроены автоматические процессы. Например, при переходе на стадию «Обзвонить» система создаёт задачу «Свяжитесь с клиентом» и добавляет комментарий с подробной инструкцией для менеджера.



    Пример автоматически созданных задачи и комментария

    Если клиент готов к покупке, менеджер переносит его на стадию «Готов покупать». Сделка автоматически копируется в воронку «Отдел продаж» на этап «Новая заявка».

    Смарт-процесс «Производство»

    Смарт-процесс «Производство» — это отдельная воронка для сотрудников производства. В отличие от воронок в разделе «Сделки», здесь используется инструмент «Смарт-процессы». Такое решение помогает разграничить доступ сотрудников и связать сделки с элементами производства.

    Когда сделка в воронке «Отдел продаж» достигает стадии «Производство», в смарт-процессе автоматически создаётся новый элемент. Внешне он похож на карточку сделки, но дополнен полями, нужными для работы производства:

    1. Ссылка на сделку в воронке ОП
    2. Тип доставки
    3. Нужен ли короб
    4. Заготовка

    В зависимости от стадии производства сотрудники перемещают сделку по стадиям:

    1. Проектирование.
      На этом этапе разрабатывается проект под требования клиента. Инженеры и дизайнеры готовят чертежи, схемы и техническую документацию.

    2. Изготовление.
      Здесь происходит создание деталей, сборка и проверка качества продукции.

    3. Упаковка.
      Готовое изделие тщательно упаковывают для защиты при транспортировке. Упаковка маркируется, чтобы клиент мог легко идентифицировать свой заказ.

    4. Доставка.
      Продукция передается в транспортный отдел. Логисты организуют доставку до места назначения, контролируют сроки и условия перевозки.

    5. Монтаж.
      На финальном этапе изделие устанавливается на месте. Сотрудники компании выполняют монтаж и проводят финальную приемку с клиентом.

    В воронке есть две финальные стадии, в зависимости от исхода процесса производства: заказ выполнен и заказ не выполнен.

    В воронке «Производство» автоматизировали процессы создания задач, напоминание сотрудникам и руководителю о времени нахождения сделки на этапе, расчет цикла производства.

    Например, при переходе сделки на стадию «Упаковка» система автоматически создаёт задачу для менеджера — проверить целостность изделия. Или если сделка задерживается на этапе «Проектирование/проработка» более двух рабочих дней, руководитель получает уведомление. Это позволяет держать процесс под контролем и не допускать сбоев.

    Также в сделках автоматически ведется подсчет дней, которые потратили на весь процесс производства. Это помогает руководителям проанализировать и улучшить результаты компании.

    Для удобства клиентов компании, мы настроили автоматические сообщения в WhatsApp о смене стадии производства. Это увеличивает лояльность клиента, так как он контролирует этапы работ по своему заказу.

    Раздел «Проекты»

    С задачами можно работать не только через воронки, но и в разделе «Проекты».



    Отображение отделов в проектах

    «Проекты» удобны тем, что в разделе видны задачи, а не сделки. Задачи можно сортировать по фильтрам, перемещать между стадиями, искать по названию.

    Для работы с проектами настроили роли: каждый сотрудник видит только свои задачи. Роли привязаны к конкретным людям, чтобы четко распределить обязанности и упростить работу внутри компании.



    Созданные роли

    Благодаря ролям каждый отдел может видеть только свои задачи.



    Задачи художественного отдела

    Настройка инструментов коммуникации

    Настроили интеграцию с телефонией и WhatsApp, чтобы все данные о клиенте хранились в одной системе. Теперь менеджерам не нужно переключаться между программами — вся информация по сделке сохраняется внутри. Это исключает потерю деталей и позволяет руководителям контролировать общение менеджеров с клиентами.

    Настроили чаты для общения сотрудников. В личных чатах обсуждают частные вопросы, в групповых — задачи отдела или всей компании.

    Результаты

    Мы внедрили CRM и решили ключевые проблемы клиента. Воронка сделала продажи прозрачными, автоматизация убрала рутину.

    Настроили воронку «Инкубатор», чтобы менеджеры могли работать с отказами. Клиенты возвращаются в процесс, отдел продаж работает эффективнее.

    Внедрили смарт-процесс «Производство». Теперь все этапы сделок видны: менеджеры и руководители контролируют задачи и быстро реагируют на отклонения. Напоминания и автоматический расчет сроков помогают улучшать процессы и анализировать эффективность.

    Объединили задачи, воронки и данные в одну систему. Отделы стали работать слаженно: менеджеры видят статусы сделок, обсуждают детали в комментариях и быстро решают вопросы.

    Сохранили звонки и переписку в сделках. Никакой информации не теряется, передача данных между сотрудниками стала надежной и четкой.

    Благодаря автоматизации рутинных задач и налаженной работе между подразделениями, компания может сконцентрироваться на развитии бизнеса и предоставлении клиентам качественного сервиса. Внедрение Битрикс24 укрепило позиции «Ноева Ковчега» на рынке и обеспечило высокий уровень контроля и эффективности процессов.


    Вы хотите быть сильнее своих конкурентов?

    Обеспечим стабильный рост и развитие вашего бизнеса в Интернете!

    Получить персональное коммерческое предложение

    Готовы начать?

    Позвоните нам:
    +7 (499) 686-01-14

    Или оставьте заявку на сайте
    и мы свяжемся с Вами.

    s

    Лев?..

    Лев по праву считается царем зверей, поскольку сочетает в себе все качества, которыми должен обладать истинный монарх. Его ценят и уважают. Так и ваш проект вызовет страх и восхищение в глазах конкурентов.

    Специалисты «Веб-Центра» сильно увеличат приток клиентов и обеспечат вашему проекту мощную отдачу интернет-рекламы! ×
    Наши менеджеры готовы прямо сейчас обсудить ваши задачи!
    Александра

    Александра

    Позвоните нам или оставьте заявку на бесплатную консультацию,
    мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!

    Обсудить задачу
    СПАСИБО!

    Благодарим за доверие и подписку на рассылку Веб-центра"


    Будем рады видеть тебя в наших друзьях в группе VK. Там мы обсуждаем материалы и отвечаем на вопросы о продвижении в интернете.

    Поздравляем!
    Ваш приз: Учебник по внедрению CRM

    Держи телефон рядом!
    Мы позвоним и расскажем, как получить подарок!

    Наш менеджер свяжется с вами и объяснит как забрать подарок
    Испытайте свою удачу
    Раскрутите барабан и получите приз
    *вращать барабан можно только 1 раз
    Отправляя форму, вы соглашаетесь на обработку персональных данных, защищенных политикой конфиденциальности и обрабатываемых для выполнения заявки.