Автоматизация отдела продаж для поставщика автозапчастей в Битрикс24

О компании

«Аксиома» занимается поставками японских автозапчастей для иномарок под брендами AZUMI, JIKIU, SB Nagamochi и TIXONA. В ассортимент входят сайлентблоки, втулки, опоры, тормозные диски, фильтры и другие комплектующие.

С 2014 года компания работает на российском рынке, располагает собственным складом, сотрудничает с дистрибьюторами и автосервисами. Компания предоставляет техническую поддержку и сопровождает клиентов, при возникновении гарантийных обращений.

Задача клиента

Клиент обратился в Веб-Центр с запросом на автоматизацию работы отдела продаж. В компании рос объем задач, связанных с оформлением торговых условий, добавлением новых контрагентов и подготовкой бонусных соглашений. Все процессы выполнялись вручную: сотрудники тратили время на согласования в переписке, забывали о дедлайнах, теряли документы и дублировали работу.

Нужно было настроить три ключевых бизнес-процесса в автоматическом режиме — чтобы исключить ошибки, сократить время согласований и обеспечить контроль на всех этапах. 

Автоматизация процессов отдела продаж

До внедрения автоматизации сотрудники тратили время на переписку, ожидание, уточнения и ручную передачу документов. Задания терялись, сроки срывались, а ответственность размывалась. Один забытый документ или неподписанный файл мог остановить весь процесс на несколько дней.

Чтобы исключить такие ситуации, мы описали ключевые процессы и перевели их в автоматический режим.

Бизнес-процесс «Торговые условия»

Бизнес-процесс «Торговые условия» упорядочивает работу с базовыми скидками, отсрочками платежей и кредитными лимитами. Он помогает компании зафиксировать и централизованно согласовать единые правила торговли с клиентами — без разночтений, устных договорённостей и потери информации.

Процесс нужен, чтобы:

• все сотрудники работали по одним условиям;

• не было ошибок при выставлении счетов и формировании предложений;

• менеджеры не тратили время на уточнение, какие скидки и лимиты действуют;

• вся информация была в одном месте, в актуальной версии;

• соблюдались финансовые ограничения и контролировались риски.

Процесс запускается автоматически. Сотрудник получает уведомление о новом задании.

1. Выбор получателей уведомления

   Первое задание — определить сотрудников, которых нужно уведомить о запуске процесса. После выбора они получают соответствующее уведомление.

2. Формирование реестра базовых скидок

   Ответственный сотрудник получает задание: прикрепить ссылку на документ с реестром базовых скидок на следующий квартал.

3. Согласование реестра директором

   Директор рассматривает документ и либо:

• Согласовывает — процесс продолжается.

• Не согласовывает — указывает причины и пишет комментарии.

4. Доработка реестра

   Ответственный сотрудник вносит правки с учетом комментариев и повторно отправляет документ на согласование.

5. Формирование реестра скидок, отсрочек и лимитов

   После согласования базовых скидок, администратор отдела продаж формирует реестр скидок, отсрочек и кредитных лимитов. Ссылка на документ прикрепляется и отправляется директору на согласование.

После утверждения директором администратор выбирает сотрудников, которых нужно уведомить о завершении процесса.

Все задания отображаются во вкладке «Автоматизация», где доступны фильтры по ответственному, срокам и названию задания.

Бизнес-процесс «Добавление контрагента»

Процесс «Добавление контрагента» нужен, чтобы новые компании попадали в систему с полными и проверенными данными. Это снижает риск ошибок в документах, помогает быстро находить нужную информацию и исключает работу с недостоверными или дублирующимися данными. Все участники понимают, кто за что отвечает и на каком этапе находится проверка.

Бизнес-процесс позволяет:

• Стандартизировать сбор информации о контрагентах.

• Исключить дубли и хаос в базе компаний.

• Обеспечить проверку на каждом этапе — сначала руководителем, затем финдиректором.

• Сделать процесс прозрачным и управляемым.

Процесс запускается вручную  из раздела ленты новостей:

1. Заполнение данных

Ответственный сотрудник заполняет карточку контрагента:

• название и дата создания,

• подразделение и ответственный,

• тип контрагента и правовая форма (ООО, ИП и др.),

• страна, регион и населенный пункт,

• бизнес-группа, краткое и полное наименование,

• реквизиты, контактные лица, документы,

• руководитель ответственного сотрудника.

2. Согласование с руководителем

После заполнения данных задача уходит на согласование руководителю сотрудника.

Руководитель открывает карточку и проверяет все поля. Он может согласовать или отклонить контрагента с обязательным комментарием.

3. Согласование с финансовым директором

Если руководитель согласовал, задача уходит финансовому директору. Он видит те же поля и выбирает согласовать или не согласовать. В этом случае появляется новое задание: указать причину отказа. Причины отказа две: нужны изменения или контрагент не нужен.

4. Внесение правок

Если нужны правки, задача возвращается ответственному. Он вносит изменения с учётом комментариев и снова запускает процесс. При необходимости сотрудник может остановить процесс самостоятельно.

5. Повторное согласование

После правок процесс проходит те же этапы:

• сначала согласование у руководителя,

• потом у финансового директора.

После финального согласования в Битриксе автоматически создается карточка компании на основе введенных данных.

Бизнес-процесс «Бонусные соглашения»

Процесс «Бонусные соглашения» помогает упростить и систематизировать оформление бонусных выплат клиентам. Такие соглашения часто оформляются вручную и по-разному в каждом отделе, из-за чего возникают ошибки, задержки и потеря документов. Процесс помогает:

• Не забывать о квартальных обязательствах перед клиентами.

• Контролировать исполнение: кто готовит, кто согласует, кто отправляет и кто подписывает.

• Исключить потерю документов и просрочки по выплатам.

• Обеспечить юридическую и бухгалтерскую чистоту процесса.

Процесс запускается автоматически раз в квартал:

1. Подготовка документов

Первое задание получает администратор отдела продаж: «Подготовить дополнительные соглашения и акты о выплате бонуса».

Он формирует документы, прикрепляет ссылку и отправляет их.

2. Очередность бонусов

Следующее задание получает финансовый директор: «Определить очередность предоставления бонусов»

Он вносит данные в документ, прикрепляет ссылку и отправляет.

3. Отправка клиентам

Администратор отдела продаж получает новое задание: «Отправить документы клиентам на согласование и подписание».

После отправки он заходит в задание и отмечает, отправлены ли документы — «Да» или «Нет».

Если задание проигнорировано:

• через 4 дня приходит повторное напоминание;

• ещё через 1 день — уведомление о просрочке.

4. Прикрепление соглашений и подписание

Если документы отправлены, администратор получает следующее задание «Прикрепить ссылки на подписанные дополнительные соглашения».

В карточке задания — поля для ссылок и комментариев.

Также автоматически создается задача «Подпишите бонусные соглашения с клиентами».

5. Финальные действия

После подписания автоматически запускаются два последних задания:

• для администратора отдела продаж: «Получите оригиналы соглашений и передайте их в архив»,

• для бухгалтера: «Примите оригиналы соглашений по контрагенту».

После выполнения всех заданий процесс считается завершенным.

Результаты автоматизации