Благодарим за доверие и подписку на рассылку Веб-центра"
Будем рады видеть тебя в наших друзьях в группе VK. Там мы обсуждаем материалы и отвечаем на вопросы о продвижении в интернете.
Задача
автоматизировать работу отдела продаж.
Результаты:
• в 2 раза сократилось время согласования документов;
• в 3 раза снизилось количество ошибок при заполнении карточек контрагентов;
• на 100% исключены потери документов и задач;
• экономия времени отдела продаж — до 25 часов в месяц;
• сократили долю просроченных задач с 40% до 5%.
Какие велись работы
«Аксиома» занимается поставками автозапчастей для иномарок под брендами JIKIU, SB Nagamochi и TIXONA. В ассортимент входят сайлентблоки, втулки, опоры, тормозные диски, фильтры и другие комплектующие.
С 2014 года компания работает на российском рынке, располагает собственным складом, сотрудничает с дистрибьюторами и автосервисами. Компания предоставляет техническую поддержку и сопровождает клиентов, при возникновении гарантийных обращений.
Клиент обратился в Веб-Центр с запросом на автоматизацию работы отдела продаж. В компании рос объем задач, связанных с оформлением торговых условий, добавлением новых контрагентов и подготовкой бонусных соглашений. Все процессы выполнялись вручную: сотрудники тратили время на согласования в переписке, забывали о дедлайнах, теряли документы и дублировали работу.
Нужно было настроить три ключевых бизнес-процесса в автоматическом режиме — чтобы исключить ошибки, сократить время согласований и обеспечить контроль на всех этапах.
До внедрения автоматизации сотрудники тратили время на переписку, ожидание, уточнения и ручную передачу документов. Задания терялись, сроки срывались, а ответственность размывалась. Один забытый документ или неподписанный файл мог остановить весь процесс на несколько дней.
Чтобы исключить такие ситуации, мы описали ключевые процессы и перевели их в автоматический режим.
Бизнес-процесс «Торговые условия» упорядочивает работу с базовыми скидками, отсрочками платежей и кредитными лимитами. Он помогает компании зафиксировать и централизованно согласовать единые правила торговли с клиентами — без разночтений, устных договорённостей и потери информации.
Процесс нужен, чтобы:
все сотрудники работали по одним условиям;
не было ошибок при выставлении счетов и формировании предложений;
менеджеры не тратили время на уточнение, какие скидки и лимиты действуют;
вся информация была в одном месте, в актуальной версии;
соблюдались финансовые ограничения и контролировались риски.
Процесс запускается автоматически. Сотрудник получает уведомление о новом задании.
Выбор получателей уведомления
Первое задание — определить сотрудников, которых нужно уведомить о запуске процесса. После выбора они получают соответствующее уведомление.
Формирование реестра базовых скидок
Ответственный сотрудник получает задание: прикрепить ссылку на документ с реестром базовых скидок на следующий квартал.
Согласование реестра директором
Директор рассматривает документ и либо:
Согласовывает — процесс продолжается.
Не согласовывает — указывает причины и пишет комментарии.
Доработка реестра
Ответственный сотрудник вносит правки с учетом комментариев и повторно отправляет документ на согласование.
Формирование реестра скидок, отсрочек и лимитов
После согласования базовых скидок, администратор отдела продаж формирует реестр скидок, отсрочек и кредитных лимитов. Ссылка на документ прикрепляется и отправляется директору на согласование.
После утверждения директором администратор выбирает сотрудников, которых нужно уведомить о завершении процесса.
Все задания отображаются во вкладке «Автоматизация», где доступны фильтры по ответственному, срокам и названию задания.
Процесс «Добавление контрагента» нужен, чтобы новые компании попадали в систему с полными и проверенными данными. Это снижает риск ошибок в документах, помогает быстро находить нужную информацию и исключает работу с недостоверными или дублирующимися данными. Все участники понимают, кто за что отвечает и на каком этапе находится проверка.
Бизнес-процесс позволяет:
Стандартизировать сбор информации о контрагентах.
Исключить дубли и хаос в базе компаний.
Обеспечить проверку на каждом этапе — сначала руководителем, затем финдиректором.
Сделать процесс прозрачным и управляемым.
Процесс запускается вручную из раздела ленты новостей:
1. Заполнение данных
Ответственный сотрудник заполняет карточку контрагента:
название и дата создания,
подразделение и ответственный,
тип контрагента и правовая форма (ООО, ИП и др.),
страна, регион и населенный пункт,
бизнес-группа, краткое и полное наименование,
реквизиты, контактные лица, документы,
руководитель ответственного сотрудника.
2. Согласование с руководителем
После заполнения данных задача уходит на согласование руководителю сотрудника.
Руководитель открывает карточку и проверяет все поля. Он может согласовать или отклонить контрагента с обязательным комментарием.
3. Согласование с финансовым директором
Если руководитель согласовал, задача уходит финансовому директору. Он видит те же поля и выбирает согласовать или не согласовать. В этом случае появляется новое задание: указать причину отказа. Причины отказа две: нужны изменения или контрагент не нужен.
4. Внесение правок
Если нужны правки, задача возвращается ответственному. Он вносит изменения с учётом комментариев и снова запускает процесс. При необходимости сотрудник может остановить процесс самостоятельно.
5. Повторное согласование
После правок процесс проходит те же этапы:
сначала согласование у руководителя,
потом у финансового директора.
После финального согласования в Битриксе автоматически создается карточка компании на основе введенных данных.
Процесс «Бонусные соглашения» помогает упростить и систематизировать оформление бонусных выплат клиентам. Такие соглашения часто оформляются вручную и по-разному в каждом отделе, из-за чего возникают ошибки, задержки и потеря документов. Процесс помогает:
Не забывать о квартальных обязательствах перед клиентами.
Контролировать исполнение: кто готовит, кто согласует, кто отправляет и кто подписывает.
Исключить потерю документов и просрочки по выплатам.
Обеспечить юридическую и бухгалтерскую чистоту процесса.
Процесс запускается автоматически раз в квартал:
1. Подготовка документов
Первое задание получает администратор отдела продаж: «Подготовить дополнительные соглашения и акты о выплате бонуса».
Он формирует документы, прикрепляет ссылку и отправляет их.
2. Очередность бонусов
Следующее задание получает финансовый директор: «Определить очередность предоставления бонусов»
Он вносит данные в документ, прикрепляет ссылку и отправляет.
3. Отправка клиентам
Администратор отдела продаж получает новое задание: «Отправить документы клиентам на согласование и подписание».
После отправки он заходит в задание и отмечает, отправлены ли документы — «Да» или «Нет».
Если задание проигнорировано:
через 4 дня приходит повторное напоминание;
ещё через 1 день — уведомление о просрочке.
4. Прикрепление соглашений и подписание
Если документы отправлены, администратор получает следующее задание «Прикрепить ссылки на подписанные дополнительные соглашения».
В карточке задания — поля для ссылок и комментариев.
Также автоматически создается задача «Подпишите бонусные соглашения с клиентами».
5. Финальные действия
После подписания автоматически запускаются два последних задания:
для администратора отдела продаж: «Получите оригиналы соглашений и передайте их в архив»,
для бухгалтера: «Примите оригиналы соглашений по контрагенту».
После выполнения всех заданий процесс считается завершенным.
Вы хотите быть сильнее своих конкурентов?
Лев?..
Александра
Благодарим за доверие и подписку на рассылку Веб-центра"
Будем рады видеть тебя в наших друзьях в группе VK. Там мы обсуждаем материалы и отвечаем на вопросы о продвижении в интернете.
Держи телефон рядом!
Мы позвоним и расскажем, как получить подарок!