Автоматизация отдела продаж для поставщика автозапчастей в Битрикс24

Задача

автоматизировать работу отдела продаж.

Результаты: 

• в 2 раза сократилось время согласования документов;

• в 3 раза снизилось количество ошибок при заполнении карточек контрагентов;

• на 100% исключены потери документов и задач;

• экономия времени отдела продаж — до 25 часов в месяц;

• сократили долю просроченных задач с 40% до 5%.

Какие велись работы

О компании

«Аксиома» занимается поставками автозапчастей для иномарок под брендами JIKIU, SB Nagamochi и TIXONA. В ассортимент входят сайлентблоки, втулки, опоры, тормозные диски, фильтры и другие комплектующие.

С 2014 года компания работает на российском рынке, располагает собственным складом, сотрудничает с дистрибьюторами и автосервисами. Компания предоставляет техническую поддержку и сопровождает клиентов, при возникновении гарантийных обращений.

Задача клиента

Клиент обратился в Веб-Центр с запросом на автоматизацию работы отдела продаж. В компании рос объем задач, связанных с оформлением торговых условий, добавлением новых контрагентов и подготовкой бонусных соглашений. Все процессы выполнялись вручную: сотрудники тратили время на согласования в переписке, забывали о дедлайнах, теряли документы и дублировали работу.

Нужно было настроить три ключевых бизнес-процесса в автоматическом режиме — чтобы исключить ошибки, сократить время согласований и обеспечить контроль на всех этапах. 

Автоматизация процессов отдела продаж

До внедрения автоматизации сотрудники тратили время на переписку, ожидание, уточнения и ручную передачу документов. Задания терялись, сроки срывались, а ответственность размывалась. Один забытый документ или неподписанный файл мог остановить весь процесс на несколько дней.

Чтобы исключить такие ситуации, мы описали ключевые процессы и перевели их в автоматический режим.

Бизнес-процесс «Торговые условия»

Бизнес-процесс «Торговые условия» упорядочивает работу с базовыми скидками, отсрочками платежей и кредитными лимитами. Он помогает компании зафиксировать и централизованно согласовать единые правила торговли с клиентами — без разночтений, устных договорённостей и потери информации.

Процесс нужен, чтобы:

  • все сотрудники работали по одним условиям;

  • не было ошибок при выставлении счетов и формировании предложений;

  • менеджеры не тратили время на уточнение, какие скидки и лимиты действуют;

  • вся информация была в одном месте, в актуальной версии;

  • соблюдались финансовые ограничения и контролировались риски.

Процесс запускается автоматически. Сотрудник получает уведомление о новом задании.

  1. Выбор получателей уведомления

    Первое задание — определить сотрудников, которых нужно уведомить о запуске процесса. После выбора они получают соответствующее уведомление.

  2. Формирование реестра базовых скидок

    Ответственный сотрудник получает задание: прикрепить ссылку на документ с реестром базовых скидок на следующий квартал.

  3. Согласование реестра директором

    Директор рассматривает документ и либо:

    • Согласовывает — процесс продолжается.

    • Не согласовывает — указывает причины и пишет комментарии.

  4. Доработка реестра

    Ответственный сотрудник вносит правки с учетом комментариев и повторно отправляет документ на согласование.

  5. Формирование реестра скидок, отсрочек и лимитов

    После согласования базовых скидок, администратор отдела продаж формирует реестр скидок, отсрочек и кредитных лимитов. Ссылка на документ прикрепляется и отправляется директору на согласование.

После утверждения директором администратор выбирает сотрудников, которых нужно уведомить о завершении процесса.

Все задания отображаются во вкладке «Автоматизация», где доступны фильтры по ответственному, срокам и названию задания.

Бизнес-процесс «Добавление контрагента»

Процесс «Добавление контрагента» нужен, чтобы новые компании попадали в систему с полными и проверенными данными. Это снижает риск ошибок в документах, помогает быстро находить нужную информацию и исключает работу с недостоверными или дублирующимися данными. Все участники понимают, кто за что отвечает и на каком этапе находится проверка.

Бизнес-процесс позволяет:

  • Стандартизировать сбор информации о контрагентах.

  • Исключить дубли и хаос в базе компаний.

  • Обеспечить проверку на каждом этапе — сначала руководителем, затем финдиректором.

  • Сделать процесс прозрачным и управляемым.

Процесс запускается вручную  из раздела ленты новостей:

1. Заполнение данных

Ответственный сотрудник заполняет карточку контрагента:

  • название и дата создания,

  • подразделение и ответственный,

  • тип контрагента и правовая форма (ООО, ИП и др.),

  • страна, регион и населенный пункт,

  • бизнес-группа, краткое и полное наименование,

  • реквизиты, контактные лица, документы,

  • руководитель ответственного сотрудника.

2. Согласование с руководителем

После заполнения данных задача уходит на согласование руководителю сотрудника.

Руководитель открывает карточку и проверяет все поля. Он может согласовать или отклонить контрагента с обязательным комментарием.

3. Согласование с финансовым директором

Если руководитель согласовал, задача уходит финансовому директору. Он видит те же поля и выбирает согласовать или не согласовать. В этом случае появляется новое задание: указать причину отказа. Причины отказа две: нужны изменения или контрагент не нужен.

4. Внесение правок

Если нужны правки, задача возвращается ответственному. Он вносит изменения с учётом комментариев и снова запускает процесс. При необходимости сотрудник может остановить процесс самостоятельно.

5. Повторное согласование

После правок процесс проходит те же этапы:

  • сначала согласование у руководителя,

  • потом у финансового директора.

После финального согласования в Битриксе автоматически создается карточка компании на основе введенных данных.

Бизнес-процесс «Бонусные соглашения»

Процесс «Бонусные соглашения» помогает упростить и систематизировать оформление бонусных выплат клиентам. Такие соглашения часто оформляются вручную и по-разному в каждом отделе, из-за чего возникают ошибки, задержки и потеря документов. Процесс помогает:

  • Не забывать о квартальных обязательствах перед клиентами.

  • Контролировать исполнение: кто готовит, кто согласует, кто отправляет и кто подписывает.

  • Исключить потерю документов и просрочки по выплатам.

  • Обеспечить юридическую и бухгалтерскую чистоту процесса.

Процесс запускается автоматически раз в квартал:

1. Подготовка документов

Первое задание получает администратор отдела продаж: «Подготовить дополнительные соглашения и акты о выплате бонуса».

Он формирует документы, прикрепляет ссылку и отправляет их.

2. Очередность бонусов

Следующее задание получает финансовый директор: «Определить очередность предоставления бонусов»

Он вносит данные в документ, прикрепляет ссылку и отправляет.

3. Отправка клиентам

Администратор отдела продаж получает новое задание: «Отправить документы клиентам на согласование и подписание».

После отправки он заходит в задание и отмечает, отправлены ли документы — «Да» или «Нет».

Если задание проигнорировано:

  • через 4 дня приходит повторное напоминание;

  • ещё через 1 день — уведомление о просрочке.

4. Прикрепление соглашений и подписание

Если документы отправлены, администратор получает следующее задание «Прикрепить ссылки на подписанные дополнительные соглашения».

В карточке задания — поля для ссылок и комментариев.

Также автоматически создается задача «Подпишите бонусные соглашения с клиентами».

5. Финальные действия

После подписания автоматически запускаются два последних задания:

  • для администратора отдела продаж: «Получите оригиналы соглашений и передайте их в архив»,

  • для бухгалтера: «Примите оригиналы соглашений по контрагенту».

После выполнения всех заданий процесс считается завершенным.

Результаты автоматизации

Вы хотите быть сильнее своих конкурентов?

Обеспечим стабильный рост и развитие вашего бизнеса в Интернете!

Получить персональное коммерческое предложение

Готовы начать?

Позвоните нам:
+7 (499) 686-01-14

Или оставьте заявку на сайте
и мы свяжемся с Вами.

s

Лев?..

Лев по праву считается царем зверей, поскольку сочетает в себе все качества, которыми должен обладать истинный монарх. Его ценят и уважают. Так и ваш проект вызовет страх и восхищение в глазах конкурентов.

Специалисты «Веб-Центра» сильно увеличат приток клиентов и обеспечат вашему проекту мощную отдачу интернет-рекламы! ×
Наши менеджеры готовы прямо сейчас обсудить ваши задачи!
Александра

Александра

Позвоните нам или оставьте заявку на бесплатную консультацию,
мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!

Обсудить задачу
СПАСИБО!

Благодарим за доверие и подписку на рассылку Веб-центра"


Будем рады видеть тебя в наших друзьях в группе VK. Там мы обсуждаем материалы и отвечаем на вопросы о продвижении в интернете.

Поздравляем!
Ваш приз: Учебник по внедрению CRM

Держи телефон рядом!
Мы позвоним и расскажем, как получить подарок!

Наш менеджер свяжется с вами и объяснит как забрать подарок
Испытайте свою удачу
Раскрутите барабан и получите приз
*вращать барабан можно только 1 раз
Отправляя форму, вы соглашаетесь на обработку персональных данных, защищенных политикой конфиденциальности и обрабатываемых для выполнения заявки.