Мебикор — мебельное B2B-производство в Брянске. Компания работает в шести регионах, выполняет полный цикл: от поставки ЛДСП и фурнитуры до раскроя, кромкования, фрезеровки и сервиса оборудования. Штат — 50 человек.
До внедрения Битрикс24 в компании не было единой системы учета заказов. Информация хранилась в Excel-таблицах, передавалась в мессенджерах и по телефону. Каждый отдел вел свой учет, а сквозного контроля не существовало.
Менеджер не знал, на каком этапе находится заказ — уточнял по телефону у каждого отдела
Технолог получал неполные данные — запрашивал недостающее, терял время
Производство простаивало: участок присадки ждал, пока раскрой разгрузится, хотя мог работать над другими заказами
Руководство не видело реальной картины: сколько заказов в работе, где узкие места, почему срываются сроки
|
Пример: если в заказе были только раскрой и поклейка без присадки, участок присадки простаивал всю неделю, пока раскрой был загружен другими задачами и не передавал заказы дальше. |
Создать единый маршрут заказа — от заявки до отгрузки, с фиксацией каждого шага
Устранить простои на производстве — равномерно распределять загрузку между цехами
Сделать сроки предсказуемыми — видеть статус каждого заказа в реальном времени
Клиент выбрал коробочную версию Битрикс24.
Внедрение CRM для компании мы выстроили как полноценную систему управления заказом: от первого обращения клиента до закупки материалов, производства, отгрузки и получения закрывающих документов.
Работа заняла 6 месяцев и состояла из двух этапов.
Мы не начинали с настройки Битрикс24. Сначала разобрались, как компания работает на самом деле.
Что сделали
Провели аудит работы каждого отдела: продажи, технологи, закупки, производство, склад
Описали реальный путь заказа — кто принимает заявку, как подключается технолог, как формируются закупки, как информация попадает в цех
Пример отрисовки одного из процессов компании
Нашли точки, где информация теряется: передача из отдела в отдел, устные договоренности, файлы в почте
Отрисовали целевые процессы для переноса в CRM — с ответственными, точками передачи и сценариями автоматизации
Пример отрисовки одного из процессов компании для переноса в CRM
Важно: мы переносили в CRM не набор отдельных задач, а реальную бизнес-логику компании. Это принципиальное отличие от шаблонного внедрения.
На втором этапе мы настроили сам портал и реализовали ключевые воронки, смарт-процессы, бизнес-процессы, роли пользователей и автоматизации.
В системе были созданы и настроены следующие сущности:
воронка «Сделка» для отдела продаж;
смарт-процесс «Заявки технологу»;
смарт-процесс «Производство»;
смарт-процесс «Цеха»;
смарт-процесс «Заявки на склад»;
смарт-процесс «Поставки»;
смарт-процесс «Заявки на закупку».
Также были настроены бизнес-процессы, которые запускаются из сделки и из связанных сущностей:
передача заявки технологу;
создание заявки в отдел закупок;
создание заказа в производство;
создание заявки на склад;
формирование крайних сроков по заявкам на закупку;
создание поставок и постановка их на отслеживание;
запуск заявок в закупку и на склад из блока производства.
Дополнительно: создали оргструктуру в Битрикс24, распределили роли и права доступа, подключили почту сотрудников и провели обучение команды.
Заказ может быть сформирован вручную менеджером или автоматически поступить в воронку «Сделка» из почты. В карточке сразу фиксируется: клиент, контакты, что нужно изготовить, сумма.
Ответственный сотрудник получает автоматическое уведомление и задачу на обработку.
Далее менеджер переводит сделку на этап подготовки к просчету и заполняет обязательные данные, включая файл с размерами.
Это важно, потому что уже на этом этапе начинается подготовка карты раскроя и появляется основа для дальнейшей передачи заказа технологу.
Сделка становится центральной карточкой заказа. Из нее запускаются все последующие процессы, и из нее же видно, на каком этапе каждый из них.
Если для расчета и подготовки файлов требуется технолог, менеджер прямо из сделки запускает отдельный бизнес-процесс «Передача заявки технологу». В нем можно передать описание изделия, приложить фото, файл с размерами и дополнительные комментарии.
Система автоматически создает элемент в смарт-процессе «Заявки технологу» после запуска бизнес-процесса и ставит технологу задачу с чек-листом: изучить заявку, проверить полноту данных, при необходимости запросить уточнения у менеджера.
Задача для технолога
Технолог работает в своей карточке — видит клиента, сделку, файлы.
После выполнения своей части работы технолог прикрепляет файлы для производства.
Когда этот этап закрывается, система автоматически фиксирует, что заявка технолога выполнена, и передает процесс дальше.
Менеджер распределяет потребности по направлениям закупок. Из сделки запускается бизнес-процесс, который автоматически создает отдельные заявки на закупку — по каждому направлению (столешницы, ДСП, фурнитура и т.д.). Это позволяет вести каждую закупочную ветку раздельно: с собственным ответственным, собственным циклом задач и отдельным контролем сроков.
У заявки на закупку есть собственная воронка со стадиями: новая заявка, поиск поставщиков, оплата счетов поставщиков, ожидание поступления материала, передача материала ответственным и завершающая стадия.
Внутри заявки на закупку сотрудники отдела получают задачи:
ознакомиться с заявкой;
найти поставщиков;
подготовить смету;
провести оплату счетов;
зафиксировать сроки поставки.
На этом этапе мы также настроили ручной бизнес-процесс по фиксации крайних сроков. Он нужен потому, что в рамках одной заявки может быть несколько поставок от разных поставщиков и с разными датами поступления.
Сотрудник указывает сроки, после чего система автоматически создает соответствующие элементы в смарт-процессе «Поставки».
Поставки вынесены в отдельный смарт-процесс. К одной заявке на закупку может быть привязано несколько поставок от разных поставщиков с разными сроками. Каждая поставка — отдельный элемент с отдельной задачей. Менеджер и закупщик видят все ожидаемые поступления в одном месте, контролируют сроки, не теряют частичные поставки.
Заявка с задачами по поставкам
Отдельные элементы для отслеживания поставок внутри карточки заявки
Когда поставка закрывается, система уведомляет ответственных и позволяет двигать процесс дальше — к передаче материалов и исполнению заказа.
Для взаимодействия со складом мы настроили отдельный смарт-процесс «Заявки на склад». Подключать склад к заказу могут как менеджеры, так и сотрудники производства — в зависимости от ситуации.
В рамках заявки на склад можно выбрать тип обращения, например:
приемка;
перемещение;
заказ клиента.
В карточке складской заявки можно приложить файл, добавить комментарий и передать всю сопутствующую информацию сотрудникам склада.
После этого склад получает свою задачу на обработку.
Если по складской заявке нужно ожидать поступление товара, сотрудники склада также могут запускать процесс создания поставок и вести их внутри CRM по той же логике, что и отдел закупок. Если речь идет об отгрузке, склад или ответственный сотрудник видит задачу на ее выполнение и закрывает заявку после завершения операции.
Таким образом, склад в системе работает как отдельный управляемый контур, связанный со сделкой, закупками и производством.
Менеджер передает заказ в производство через бизнес-процесс из сделки: указывает состав услуг, выбирает производство, прикрепляет карты раскроя и файлы.
Система создает элемент в смарт-процессе «Производство» со всей ключевой информацией: клиента, связанную сделку, список услуг, файлы, перечень материалов и объем работ.
Это убирает ручную передачу данных между отделами и снижает риск того, что производство получит неполную или устаревшую информацию.
Следующим уровнем детализации стал смарт-процесс «Цеха». Мы настроили его так, чтобы после передачи заказа в производство система могла автоматически разложить заказ по производственным этапам.
Внутри процесса создаются отдельные элементы под конкретные виды работ, например:
кромление;
присадка;
фрезерование;
упаковка.
По каждому этапу — своя задача, стадия выполнения и связанные данны. Для части операций были предусмотрены дополнительные поля фиксации фактического движения материалов. Например, по распилу можно отметить, сколько материала поступило в работу и сколько было передано дальше.
Если в процессе выясняется, что нужны дополнительные материалы — сотрудники запускают заявки в закупку или на склад прямо из производства. Процесс остается в одной системе, а не уходит в переписки.
Отдельно мы реализовали механику ожидания завоза материала: если производство не может продолжать работу без поступления комплектующих, заказ переводится в статус ожидания. Система считает дни простоя — руководство видит узкие места и принимает решения.
В сделке мы также настроили этапы, связанные с оплатой клиента. Когда заказ готов — система уведомляет о необходимости запросить доплату и может двигать процесс параллельно с закупками, чтобы не терять время.
Когда производство завершает свои этапы и заказ переходит в статус ожидания отгрузки, менеджер получает уведомление о необходимости запросить доплату.
После оплаты менеджер указывает дату отгрузки.
А система автоматически ставит задачу на передачу заказа клиенту.
После выполнения отгрузки производство закрывает свою часть процесса, а сделка автоматически переходит на этап получения закрывающих документов.
Затем менеджер завершает заказ в CRM как успешно выполненный.
В результате внедрения компания получила единую систему, которая охватывает весь цикл заказа:
Входящая заявка: фиксация в системе, автоматическое уведомление менеджера
Расчет и подготовка: работа технолога с чек-листом и контролем полноты данных
Закупка материалов: раздельные заявки по направлениям, контроль каждой поставки
Склад: приемка, перемещение, отгрузка — в едином контуре
Производство: автоматическая разбивка по цехам, контроль простоев
Оплата и отгрузка: параллельный сбор оплаты, автозадача на отгрузку
Закрытие сделки: закрывающие документы, завершение в CRM
Все участники работают в одном пространстве — нет разрозненных таблиц и переписок
Заказ движется по понятному маршруту с автоматическими задачами и уведомлениями
Руководство видит загрузку производства, узкие места и сроки в реальном времени
Снижен риск потери информации на стыках между отделами
Мы не переносим в CRM абстрактные воронки продаж. Мы разбираемся, как работает конкретная компания, находим точки потери информации и проектируем систему под реальную бизнес-логику.
Предпроектное обследование — не галочка в договоре. Мы описываем путь каждого заказа, находим узкие места и только после этого проектируем решение. Благодаря этому система работает с первого дня, а не требует постоянных доработок.
Мы работаем не только с отделами продаж. В проекте «Мебикор» настроили 7 связанных смарт-процессов, десятки бизнес-процессов, систему контроля поставок и управление цехами — все в рамках одного портала.
Если у вас производство, стройка, сервис или любой бизнес со сложным циклом исполнения заказа — мы поможем выстроить прозрачный процесс в Битрикс24.
Мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!
