Если вы пользуетесь «Битрикс24», то храните там документы, файлы, ведете базу клиентов. Все это «съедает» место в облаке вашего портала.
В этой статье мы рассмотрим варианты по очистке места в облаке на вашем «Битрикс24».
Содержание:
Сколько места доступно на вашем «Битрикс24»
Объем места зависит от облачных тарифов, которых у «Битрикс24» на момент написания статьи 4 варианта. Но с сентября 2019 г. грядет обновление линейки:
-
Бесплатный вариант «Проект» – всего 5 ГБ места в облаке. Предоставляется необходимый минимум инструментов для начала работы.
-
«CRM+» – вариант для небольших компаний/отделов до 6 человек, 24 ГБ. Хорошо подойдет тем, кто автоматизирует работу со сделками, анализирует продажи, контролирует работу менеджеров.
-
«Задачи+» – тариф для работы с задачами в небольшой команде до 24 человек и 24 ГБ в облаке. Данный вариант подойдет компаниям, которые ведут проекты, работают над задачами по разным методикам, используют sсrum, канбан, следят за сроками и контролируют качество работы.
-
«Команда» – 100 ГБ места в облаке и расширенный набор функций. Для средних компаний, где следят за окупаемостью рекламы, ставят задачи между отделами.
-
«Компания» – неограниченное место в облаке и максимум функций «Битрикс24». Подойдет крупным компаниям.
Сколько свободного места в вашем «Битрикс24»
Увидеть информацию об объеме совокупного места в облаке и о свободном может только администратор портала.
Для этого в левом меню «Битрикс24» перейдите на вкладку «Мой тариф» (может прятаться на вкладке «Еще»). По умолчанию откроется вкладка «Мой Битрикс24», в которой и расположена необходимая информация.
В этом разделе вы можете узнать:
-
Сколько всего места доступно на вашем тарифе.
-
Сколько занято базой данных: задачи сотрудников; база CRM; письма, прикрепленные к CRM; события в календарях (все это без учета прикрепленных к этим сущностям файлов/документов).
-
Сколько занято другим (записи звонков и все файлы, которые вы загружаете на БитрикcДиск, в Ленту, отправляете в сообщениях, прикрепляете в письмах, прикрепляете в crm).
Информация о количестве занятого/свободного места на диске обновляется раз в сутки.
Кстати, на этой же страничке портала вы можете активировать промокод от «Веб-Центра» webc5gbvobl на 5 ГБ дополнительного места в облаке на 1 год, чтобы как можно дольше не сталкиваться с этой проблемой.
Как посмотреть, чем занято место на диске «Битрикс24»
Переходим на вкладку «Диск»→ «Очистка места» в левом меню портала.
Нажмите кнопку «начать сканирование», чтобы увидеть отчет о занятом/свободном месте на диске.
Когда сканирование будет завершено, вы попадете на страницу со статистикой по занятому месту.
Если у вас нет прав администратора портала, то отобразится информация только по вашему диску.
Администратор же может увидеть информацию в целом по порталу и всем сотрудникам.
В отчет выводится информация по занятому месту на диске и количеству содержащихся файлов.
В диаграмме выше показано сколько места занимает каждый инструмент «Битрикс24».
Как освободить место на диске «Битрикс24»
1-й способ «Очистка места»
«Битрикс» сразу после сканирования предлагает вам очистить ненужные файлы, это:
-
Неиспользуемые файлы (старые версии документов).
-
Корзина (файлы, которые вы удалили, попадают в корзину и хранятся там до очистки).
Выберите, что вы хотите удалить и запустите очистку.
Чтобы посмотреть подробную информацию о занятом месте перейдите в «Экспертный режим».
В этом отчете подробная информация по всем файлам, по каждому сотруднику, инструменту.
Например, можем посмотреть, сколько места на диске занимает каждый сотрудник.
Также есть возможность отправить уведомление с просьбой самостоятельно почистить диск.
Или посмотреть, чем конкретно занято место и почистить папки.
Вы можете удалять файлы по одному.
Или выбрать несколько файлов для последующего удаления.
2-й способ «Очистка вручную»
Раньше в «Битрикс24» не было специального функционала по очистке диска.
Чистить место надо было через общий диск, диски групп и личные диски сотрудников.
Делать так можно и сейчас. Но помните, что к любому удалению файлов надо подходить аккуратно, тем более к ручной очистке.
-
Общий диск хранит записи разговоров и файлы, прикрепленные к письмам.
При необходимости эти файлы можно удалить (предварительно их можно скачать).
Например, звонки сохраняются в папки по месяцам. Вы можете удалить записи за прошлые месяцы которые вам уже не нужны.
Удаление файлов может занять длительное время.
-
Мой диск. Сюда попадают файлы, которые вы подгружаете на портал.
Проверьте папки, удалите ненужные файлы. Не забудьте очистить корзину.
-
Диски сотрудников. Вы можете проверить и диски сотрудников.
Для этого перейдите в профиль сотрудника и выберите вкладку «Диск».
-
Диски Групп. Перейдите в интересующую рабочую группу, выберите раздел «Диск» и удалите ненужные файлы.
Что делать, если места все равно не хватает
Если вы очистили все ненужные файлы на портале, а места все еще не достаточно, тогда есть возможность активировать наш промокод webc5gbvobl на 5 ГБ дополнительного места в облаке на 1 год (о котором говорили ранее).
Если и этого мало, то пришло время перейти на вышестоящий тариф «Битрикс24».
Конечно идеальный вариант – это тариф «Компания» с неограниченным местом в облаке «Битрикс24». Тем более до 31 августа 2019 г. действует акция на тарифы (можете перейти на расширенный тариф с хорошей скидкой в 24 %).
Но напоминаем, что с сентября 2019 г. «Битрикс24» обновляет линейку тарифов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по «Битриксу», пишите в комментариях. Специалисты «Веб-Центра» помогут разобраться и, при необходимости, приобрести лицензию.
