Простые правила предоставления информации или На что уходит рабочее время контент-менеджера

На что уходит время

Разработчики сделали вам новый сайт. Теперь его нужно наполнить информацией о товарах, услугах и компании. Насколько это долгий процесс и на что уходит время?

Одну и ту же карточку товара можно заполнить за минуту, а можно потратить на неё 10 минут. Результат одинаковый, а время – нет. Как же так?

Время на наполнение зависит от нескольких факторов:

• непосредственно наполнение;

• необходимость форматирование информации (в том числе обработка изображений);

• обработка и структурирование информации.

Теперь пройдём подробнее по каждому из пунктов.

1. Непосредственно наполнение

Очевидно, что время необходимо просто на непосредственное наполнение. Обычно на заполнение одной карточки товара уходит 3-15 минут. Все зависит от объема информации (количество изображений, характеристик, объем описательного текста и так далее). Чем больше информации — тем больше нужно времени. Абсолютно прямая зависимость.

2. Форматирование информации

Информацию на сайт можно занести по-разному. Сравните 2 варианта оформления текста

Простое оформление, текст готов через 15 секунд

Оформление с форматированием, на такой блок уйдёт минута.

Это один и тот же текст, но оформленный по-разному. И если первый текст заполнить – это 15 секунд на простое копирование и вставку, то на другой уже понадобится минута, чтобы сделать заголовок и списки.

Можно вставить изображение так:

Если просто вставить картинку, которую прислал клиент, это может выглядеть неопрятно, зато быстро

А можно, немного обрезать изображение сверху и снизу. И выглядеть оно будет совершенно по-другому:

Кадрирование занимает намного больше времени, зато блок сразу смотрится выразительнее

3. Обработка и структурирование информации

Вы отправляете нам информацию. Нам необходимо её обработать:

• проверить, есть ли все необходимое для наполнения конкретного элемента;

• если говорить о карточке товара, то есть ли в ней цены, характеристики, описания, изображения. Если чего-то не хватает – нужно дополнительно запросить эту информацию;

• проверить, соответствует ли содержанию страницы то, что прислал клиент (если страница про деревянную мебель, то пользователь не захочет там увидеть услуги экскаватора);

• проверить, соответствует ли информация структуре сайта. При необходимости — изменить структуру.

  Как вариант, на сайте должно быть несколько разделов услуг. Каждая услуга подразделяется еще на несколько (например, строительные работы подразделяются на  земляные работы, создание фундамента, кровельные работы и прочие). Но то, что прислал заказчик, не соответствует этой структуре (например, земляные работы имеют еще подразделение на рытье котлована, бассейна, уплотнение грунта). И нам нужно время, чтобы понять, как лучше расположить эту информацию.

• Проверить, подходит ли информация к функциональным возможностям сайта.

  Например, в отзывах о вашей компании вы хотите разместить изображения клиентов, но сайт технически этого не позволяет. Или вы хотите разместить несколько цветов ваших товаров, но с нынешней вёрсткой это сделать нельзя.

• структурировать предоставленную информацию (зачастую один из самых трудозатратных пунктов).

Вы можете отправить информацию, разложив ее по полочкам в одном письме (каждый товар, отдельный документ, каждая услуга – в отдельной папке), и тогда нам не нужно будет тратить время на структуризацию, сразу понятно, к какому товару относится изображение. Нам не придётся по семь раз в день звонить и уточнять, где найти текст к конкретной услуге среди всех файлов.

Возможно, что у вас на это нет времени, чтобы привести всё к тому виду, как нам нужно. Не беда, мы разберемся в любом случае. Но это будет то техническое рабочее время, которое мы включим в стоимость проекта.

Обработка и структурирование информации – дело не пяти минут. И очень многое зависит от того, в каком формате вы её предоставляете.

Сколько же стоит наполнение сайта?

Все зависит от времени, которое мы на него потратим. А как мы выяснили, это зависит сразу от нескольких факторов. Но такой ответ чаще всего никого не устраивает, и все хотят сразу знать итоговые цифры.

Самый идеальный вариант – это когда у вас есть «старый» сайт и информация с него переносится на «новый».

Почему иногда очень трудно дать на 100% верный расчет? Для понимания этого давайте поясним, как происходит расчет времени.

Как мы делаем расчет

Для расчета нам необходимо представлять полный объем информации. Чем чётче мы его понимаем, тем точнее будет расчет.

Для этого мы уточняем следующие вопросы:

1. Структура сайта. Количество основных разделов и подразделов ( о компании, каталог товаров, услуги, новости контакты, подробная структура каталога и/или услуг и т.д.)

2. Количество наполняемых страниц (например, 100 товаров, 10 услуг, 1 страница о компании, 10 новостей и т.д.)

3. Объем информации каждой из страниц, особенности каждой страницы исходя из специфики вашего бизнеса. Например, карточка товара может быть простая и содержать изображение и небольшое описание и цену. (если вы продаете полиэтиленовые пакеты). Или она может иметь основное изображение, 5 дополнительных, 30 характеристик, файлы документаций для скачивания и отзывы (это если вы, например, продаёте бытовую технику).

4. Формат предоставления информации — занести информацию со старого сайта или вы дадите ссылки на аналогичные, или предоставите всю информацию на почту в форматах Word, Excel и аналогичных. На основании всего этого мы делаем расчет. И если первоначальные данные были ошибочными, то и расчет будет неточным.

   А ошибочными они могут быть по следующим причинам:

   • Изменение основных разделов. Уже на этапе разработки выясняется, что вам дополнительно необходим раздел со статьями, которые мы не обсуждали первоначально.

   • Изменилось количество наполняемых страниц. Обсуждали 100 товаров, но нужно 150

   • Изменился объем наполняемых страниц. Просчитывали простую карточку товара с одним изображением и небольшим описанием, но оказалось что характеристик и изображений будет больше.

   • Изменился формат предоставления информации. Обсуждали, что информацию вы пришлете в электронном виде в формате Word, но у вас такой возможности нет

Все эти причины приводят к тому, что «правила игры» меняются уже по ходу работы. Мы руководствовались одними условиями при просчете, а на деле условия уже другие, а это меняет стоимость работ.

В любом случае, в ходе наполнения, мы даем вам информацию о промежуточных результатах. Допустим, мы заполнили 15 товаров и потратили 2 часа. А на 90 товаров мы заложили 15 часов. Значит все по плану и даже лучше. Время еще и останется и можно наполнить больше товаров.

Но что если наоборот, реальное время превышает плановые затраты?

Мы можем наполнить меньше, чем планировалось, правильно расставив приоритеты.

Например, не наполнять новости, а дозаполнить товары (или наоборот). А остальную информацию вы можете наполнить самостоятельно после обучения, что по деньгам может иногда выйти дешевле. Но если у вас нет времени этим заниматься — мы произведем перерасчет, исходя из изменившихся условий.

И в конце мы составили небольшую памятку о том, в каком виде предоставить информацию, чтобы сэкономить наше время и ваши затраты на наполнение.

Как представлять информацию так, чтобы не было ошибок в оценке времени

1. Информацию лучше давать в электронном виде. Текстовую информацию – в текстовом формате. Изображения — в форматах jpg, gif, bmp, png, jpeg.

2. Структурируйте информацию. Лучше это сделать исходя из логики разделов (и уровней вложенности) сайта.

3. Называйте изображения и другие файлы правильно, по содержимому. Если однотипные — делайте нумерацию.

4. Предоставляйте информацию как можно большим объёмом. 100 товаров и на каждое отдельное письмо — это чересчур, лучше собрать всё в один архив и отправить в одном письме.

5. Самое главное правило — не меняйте «правила игры» на ходу. А если меняете, то это, чаще всего, приводит к дополнительным затратам. Хотели взять информацию с одного сайта, а потом решили с другого — скорее всего это изменение трудозатрат.