Как мы автоматизировали процесс утверждения оплат счетов на «Орловском кабельном заводе»

Информация о проекте

Коротко о предприятии

Орловский кабельный завод производит самые популярные и востребованные кабели и провода под собственными брендами ОКЗ®, Камит®, МастерТока®, ГОСТок®, Smart Alloy®, ОМК®, Voltex®.  Общая численность сотрудников составляет более 300 человек, включая высококвалифицированный инженерный состав – 30 человек.

О проблеме

В такой большой организации даже оплата счета – это непростая задача. Несколько офисов в разных городах. Большое количество сотрудников, участвующих в процессе. Разные схемы оплат, условия согласования. Возникла необходимость автоматизировать весь процесс утверждения и управления оплатами счетов.

«Для выбора подрядчика на новый проект в нашей компании принято проводить мини-тендеры.
Когда у нас наметился очередной довольно сложный и нестандартный проект, я сделала рассылку порядка 10 потенциальным подрядчикам.
Компания «Веб-центр» максимально быстро отреагировала на наш запрос, предоставив предельно подробную информацию по запросу и «вкусные» цены.
Мы ни разу не пожалели о том, что остановили выбор на компании «Веб-центр», которая своим профессионализмом и круглосуточной поддержкой всегда удовлетворяет наши потребности и исполняет самые нестандартные "хотелки".»

Наталия Васильева 
Руководитель проектного офиса группы компаний
АО «Орловский кабельный завод» и ООО «Камит-Экспорт»

Что было сделано командой «Веб-центра»

1. Разработка сценария работы бизнес-процесса

Заказчик предоставил нам схему, по которой происходит утверждение оплат в компании (показать схему не можем, т.к. информация конфиденциальна).

В ходе тестирования рабочей схемы оказалось, что она отражает не все возможные варианты утверждения счета на оплату. 

На каждом из этапов нужно добавить условие – сотрудника, который будет утверждать документ. (Зависит от полей, заполненных инициатором процесса в заявке).

А для бухгалтера и казначея создать воронку счетов, где должны быть видны оплаты по состоянию на текущий день по каждому банку и где должны учитываться частичные оплаты в том числе.

Мы доработали схему утверждения оплат. Сделали ее подробнее, отразили все ступени.

В реальности процесс оказался гораздо шире, чем заказчик нам показал на схеме.

Мы утвердили сценарий и приступили к реализации проекта.

2. Реализация проекта

Процесс утверждения был автоматизирован с помощью системы «Битрикс24». Использовался функционал бизнес-процессов, CRM-системы – реализовали воронку счетов через модуль сделок в «Битрикс24».

3. Результат реализации проекта

Инициатор запускает процесс из живой ленты «Битрикс24» и заполняет обязательные поля заявки на оплату счета.

Заполненная форма «Заявка на оплату счета» бизнес-процесса в «Битрикс24»

Нажимает кнопку «отправить» и переводит заполненную заявку на оплату. 

Счет поступает на согласование руководителю ЦФО.

Инициатор процесса после отправки видит, у кого на согласовании находится процесс и результат согласования.

Статус процесса в ленте 

Руководителю ЦФО приходит задание бизнес-процесса.

Он может или согласовать оплату счета, или отправить заявку на доработку инициатору.

Форма согласования руководителя ЦФО

Далее в нашем варианте утверждение приходит куратору.

Статус процесса в ленте 

Куратор может или согласовать или отклонить счет.

Форма согласования куратора

Далее процесс попадает на согласование казначею.

Он проставляет дату, сумму оплаты и банк для бухгалтера.

Задание бизнес-процесса казначея

Оплатить счет можно полностью или частями. 

Оплата появится у бухгалтера в указанный казначеем день. 

Данные попадают бухгалтеру в специальную воронку, где считается сумма оплат на текущий день с каждого счета.

Воронка «Оплаты» в CRM «Битрикс24»

Сущность сделки в данном случае – это оплата, которую надо провести бухгалтеру. 

В нее подгружается вся необходимая информация из процесса.

Закрытие счета означает его оплату. 

4. Анализ и отчетность

После автоматизации сумму оплат за период бухгалтер и казначей могут оперативно посмотреть в отчетах.

График оплат. Отчет по сделкам

А информацию по конкретному счету казначей может увидеть в таблице. 

Таблица счетов 

5. Обучение

После настроек и тестирования мы провели обучение сотрудников компании по Skype.

Прошли всю цепочку процесса на примере, разобрав по каждой роли (сотруднику).

Обучение сотрудников 

Особенности и результаты внедрения проекта

• все оплаты и их утверждения проходят через систему «Битрикс24»;

• все заявки на оплаты, комментарии, замечания фиксируются в системе;

• время на утверждение счетов сократилось;

• визуально понятная воронка счетов для бухгалтера систематизирует их и суммирует по дням. Тем самым сокращает время расчета оплат; 

• система сама добавляет оплату в очередь нужного дня при отсрочке (не захламляется реестр оплат);

«Впечатления исключительно положительные, сотрудники компании всегда вежливы и доброжелательны, выкладываются по максимуму и работают не просто в рамках тех.задания, а исключительно на результат. Всегда делают больше, чем мы изначально договаривались.
Мы бесспорно можем назвать «Веб-центр» нашим надежным партнером и помощником в любых ситуациях.
Спасибо Вам огромное!»

Наталия Васильева
Руководитель проектного офиса группы компаний
АО «Орловский кабельный завод» и ООО «Камит-Экспорт»

Если вы хотите сделать работу своих сотрудников удобнее, прозрачнее и продуктивнее — обращайтесь! Специалисты Веб-Центра помогут внедрить Битрикс24 в ваш бизнес. Звоните прямо сейчас по бесплатному номеру 8 (800) 707-63-70.