Автоматизировать процесс утверждения оплат в «Битрикс24».
В такой большой организации даже оплата счета – это непростая задача. Несколько офисов в разных городах. Большое количество сотрудников, участвующих в процессе. Разные схемы оплат, условия согласования. Возникла необходимость автоматизировать весь процесс утверждения и управления оплатами счетов.
«Для выбора подрядчика на новый проект в нашей компании принято проводить мини-тендеры.
Когда у нас наметился очередной довольно сложный и нестандартный проект, я сделала рассылку порядка 10 потенциальным подрядчикам.
Компания «Веб-центр» максимально быстро отреагировала на наш запрос, предоставив предельно подробную информацию по запросу и «вкусные» цены.
Мы ни разу не пожалели о том, что остановили выбор на компании «Веб-центр», которая своим профессионализмом и круглосуточной поддержкой всегда удовлетворяет наши потребности и исполняет самые нестандартные "хотелки".»
Наталия Васильева
Руководитель проектного офиса группы компаний
АО «Орловский кабельный завод» и ООО «Камит-Экспорт»
Заказчик предоставил нам схему, по которой происходит утверждение оплат в компании (показать схему не можем, т.к. информация конфиденциальна).
В ходе тестирования рабочей схемы оказалось, что она отражает не все возможные варианты утверждения счета на оплату.
На каждом из этапов нужно добавить условие – сотрудника, который будет утверждать документ. (Зависит от полей, заполненных инициатором процесса в заявке).
А для бухгалтера и казначея создать воронку счетов, где должны быть видны оплаты по состоянию на текущий день по каждому банку и где должны учитываться частичные оплаты в том числе.
Мы доработали схему утверждения оплат. Сделали ее подробнее, отразили все ступени.
В реальности процесс оказался гораздо шире, чем заказчик нам показал на схеме.
Мы утвердили сценарий и приступили к реализации проекта.
Процесс утверждения был автоматизирован с помощью системы «Битрикс24». Использовался функционал бизнес-процессов, CRM-системы – реализовали воронку счетов через модуль сделок в «Битрикс24».
Инициатор запускает процесс из живой ленты «Битрикс24» и заполняет обязательные поля заявки на оплату счета.
Заполненная форма «Заявка на оплату счета» бизнес-процесса в «Битрикс24»
Нажимает кнопку «отправить» и переводит заполненную заявку на оплату.
|
Каждый этап процесса – это согласование. В зависимости от заполнения полей инициатором (например, назначение платежа, статья расходов) процесс переходит на ту или иную ветку схемы (согласование приходит ответственному сотруднику). Мы рассмотрим один из вариантов. |
Счет поступает на согласование руководителю ЦФО.
Инициатор процесса после отправки видит, у кого на согласовании находится процесс и результат согласования.
Статус процесса в ленте
Руководителю ЦФО приходит задание бизнес-процесса.
Он может или согласовать оплату счета, или отправить заявку на доработку инициатору.
Форма согласования руководителя ЦФО
Далее в нашем варианте утверждение приходит куратору.
Статус процесса в ленте
Куратор может или согласовать или отклонить счет.
Форма согласования куратора
Далее процесс попадает на согласование казначею.
Он проставляет дату, сумму оплаты и банк для бухгалтера.
Задание бизнес-процесса казначея
Оплатить счет можно полностью или частями.
Оплата появится у бухгалтера в указанный казначеем день.
Данные попадают бухгалтеру в специальную воронку, где считается сумма оплат на текущий день с каждого счета.
Воронка «Оплаты» в CRM «Битрикс24»
Сущность сделки в данном случае – это оплата, которую надо провести бухгалтеру.
В нее подгружается вся необходимая информация из процесса.
Закрытие счета означает его оплату.
После автоматизации сумму оплат за период бухгалтер и казначей могут оперативно посмотреть в отчетах.
График оплат. Отчет по сделкам
А информацию по конкретному счету казначей может увидеть в таблице.
Таблица счетов
После настроек и тестирования мы провели обучение сотрудников компании по Skype.
Прошли всю цепочку процесса на примере, разобрав по каждой роли (сотруднику).
Обучение сотрудников
все оплаты и их утверждения проходят через систему «Битрикс24»;
все заявки на оплаты, комментарии, замечания фиксируются в системе;
время на утверждение счетов сократилось;
визуально понятная воронка счетов для бухгалтера систематизирует их и суммирует по дням. Тем самым сокращает время расчета оплат;
система сама добавляет оплату в очередь нужного дня при отсрочке (не захламляется реестр оплат);
«Впечатления исключительно положительные, сотрудники компании всегда вежливы и доброжелательны, выкладываются по максимуму и работают не просто в рамках тех.задания, а исключительно на результат. Всегда делают больше, чем мы изначально договаривались.
Мы бесспорно можем назвать «Веб-центр» нашим надежным партнером и помощником в любых ситуациях.
Спасибо Вам огромное!»
Руководитель проектного офиса группы компаний
АО «Орловский кабельный завод» и ООО «Камит-Экспорт»
Если вы хотите сделать работу своих сотрудников удобнее, прозрачнее и продуктивнее — обращайтесь! Специалисты Веб-Центра помогут внедрить Битрикс24 в ваш бизнес. Звоните прямо сейчас по бесплатному номеру 8 (800) 707-63-70.
Мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!
