CRM для отдела продаж поставщика спецтехники из Китая: лиды, коммуникации, аналитика

s

Задача

На момент интеграции  штат компании состоял из  10 человек. Процессы внутри команды были не выстроены, отдел продаж сталкивался с проблемами: 

  • • повторяющиеся задачи в работе менеджеров,
  • • потеря  контактов клиентов,
  • • запутанная система управления задачами,
  • • отсутствие четкой аналитики по продажам.

Требовалось внедрение единой системы  сбора заявок с удобными инструментами для выгрузки и обработки контактов, коммуникаций между менеджерами и клиентами, организации рабочих процессов, аналитики и  и документооборота. 

Результаты:

  • • упорядочены и автоматизированы рабочие процессы,
  • • исходная база импортирована из Excel и преобразована в карточки лида, настроена воронка сделок,
  • • созданы отчеты по аналитике со срезами по работе отдела продаж и личной эффективности каждого менеджера,
  • • настроена коммуникация с клиентами и коллегами в одном окне по разным каналам связи: Email, WhatsApp, Телеграм, чаты в Авито.

Какие велись работы

О клиенте

Компания Азимут занимается поставкой китайских самосвалов и запчастей на территорию России. Официальный дилер компании Shacman.

Реализация проекта

Совместно с клиентом было решено, что на первых этапах внедрения CRM системы в Битрикс24 будет работать только отдел продаж с руководством компании, поэтому остановились на лицензии «Стандартный», предполагающий работу штата до 50 человек.

Какие вводные мы получили до внедрения Битрикс24:

  1. Какие каналы коммуникации с клиентами у компании:телефония, мессенджеры, E-mail, социальные сети, внешние сервисы (Avito, OZON, Wildberries), дополнительные каналы лидов (базы лидов, партнерство и тд).
  2. Путь клиента, от оставления заявки до завершения работы с ним - необходимо понимание для разработки правильной стратегии настройки и внедрения Битрикс24.
  3. Есть ли лицензия Битрикс24.
  4. Нужна ли автоматизация действий по работе с клиентами/сотрудниками и есть ли наработанные сценарии.
  5. Примеры шаблонов документов и какие отчеты требуются по работе сотрудников компании.
  6. Примерные сценарии работы с проектами и задачами.
  7. Какая версия 1С, какими данными должны обмениваться системы, есть ли специалист на стороне 1С.
  8. Какой запланирован бюджет на доработку.

По итогам интервью с клиентом и первичной бизнес аналитики мы составили спецификацию с описанием работ и расчетом трудозатрат специалистов по каждой задаче.

Разделили работы на III части

I часть работ — техническая настройка Битрикс24 по ранее согласованным с клиентом инструкциям:

  • Выяснение сценария работы отдела продаж
  • Настройка воронки лидов и сделки
  • Настройка орг. структуры + права доступа
  • Интеграция телефонии с Битрикс24, WhatsApp - через wazzup, Telegram - через чат бота Битрикс24

II часть работ — этап тесной коммуникации с клиентом и постоянной обратной связью, необходимой для проверки и корректировки каждого шага:

  • Интеграция E-mail с Битрикс24
  • Интеграция сайта на Тильде с Битрикс24 (передача данных с форм в Битрикс24)
  • Интеграция Авито с Битрикс24 (чат с клиентом)
  • Выгрузка базы с Excel файла
  • Формирование аналитики

III часть — итоговые работы, выполняемые после внедрения всех доработок и правок:

  • Формирование базы знаний с материалами по работе с системой Битрикс 24
  • Обучение сотрудников в формате zoom-встречи

Формирование структуры компании в Битрикс24

В структуру компании входят филиалы по всей России, и для удобства было принято решение построить структуру соответственно географическому признаку.

Такая структура компании в Битрикс24 позволила распределить права и доступы по всем требованиям безопасности и устоявшимся в компании рабочим процессам.

Выгрузка лидов и подготовка базы

Самым главным атрибутом работы продажников с клиентами во всех CRM системах являются лиды и сделки. Любая информация, достаточная для связи с клиентом — это уже лид, который при правильной работе превращается в реальную сделку с клиентом.

Одна из особенностей проекта — предоставленная менеджерами база из 48 000 контактов с хаотичными и неполными данными из разных файлов Excel. Для загрузки в Битрикс24 в формате карточек лида* информация была предоставлена некорректно и требовала доработки.
*Карточка лида — инструмент для эффективной работы менеджеров. В ней комплексно собрана информация по клиенту, этапам движения по воронке.

Для создания карточки лида в Битрикс 24 столбцы с ФИО должны быть раздельными и корректно заполненными. Таблица не соответствовала требованиям, ее необходимо было подготовить к загрузке, внести правки и дополнить - кропотливая и трудоемкая задача, если делать это вручную.

Мы корректно подгрузили данные в Битрикс24 и контакты из таблицы превратились в лиды — полноценную и четко структурированную базу потенциальных и действующих клиентов. Менеджер может оставлять комментарии, ставить задачи для себя и коллег, звонить клиенту и прослушивать прошлые звонки и все это не выходя из карточки лида.

Правильная воронка сделок

Работы на этом этапе: формирование и презентация коммерческого предложения, согласование договора, выставление счета и оплата, запуск проекта в работу. Всё это позволяет сделать правильная воронка сделок в Битрикс 24. По последовательно выстроенным этапам видны стадии, комментарии, изменения в стоимости и тд. Состав и очередность этапов были разработаны конкретно под бизнес-процессы клиента.

Карточка сделки содержит всю информацию о лиде и обладает множеством возможностей: формировать договора, счета и другие документы двумя нажатиями клавиш, добавлять в сделку любые товары из каталога, автоматизировать рутинные процессы и сценарии.

В карточке можно посмотреть информацию не только о клиенте, но и историю действий. Любая активность со сделкой отображается в истории и не может быть удалена из CRM.

Система уведомлений

В помощь менеджерам и руководителям мы реализовали автоматизированную систему уведомлений: при создании любой сделки ответственному менеджеру приходит напоминание, которое деактивируется по факту выполнения задачи.

Если сделка более трех дней остается на одной стадии воронки, уведомление направляется руководителю ответственного менеджера с целью контроля «зависшей» сделки. При такой автоматизации ни одна сделка не останется в тени.

Оптимизация задач по аналитике

Особенно полезной оказалась аналитическая составляющая Битрикс24, благодаря которой можно усовершенствовать стратегию, основываясь на данных о конверсии, времени на заключение сделок, наиболее эффективных методах коммуникации с клиентами.

Мы создали отчеты по аналитике, в которых можно увидеть всю работу отдела продаж и эффективность как компании, так и каждого менеджера в отдельности.

Внутри каждого отчета — красивые дашборды и таблицы с фильтрами и дополнительными настройками, позволяющие за несколько минут узнать информацию о рабочих процессах.

Эффективность менеджеров — ключевой показатель успешности отдела продаж. Настроенные отчеты позволяют как в графическом, так и в табличном виде получить комплексную информацию о каждом менеджере.

Каналы коммуникации

Удобная коммуникация с клиентами и коллегами в одном окне по разным каналам связи — неотъемлемое преимущество Битрикс 24. В нашем проекте каждый сотрудник имеет возможность работы с почтой, WhatsApp, Телеграм, чатами в Авито — и все это не выходя из CRM.

Любое письмо из почты можно превратить в сделку или лид, прикрепить к уже созданным сделкам, назначить автоматическую синхронизацию всех писем к контакту или компании, что максимально облегчает работу менеджера с почтой.

Наш клиент работает и на площадке Авито. Любое обращение потенциальных покупателей в этом приложении появляется в контакт-центре у отдела продаж. Остается только ответить и довести сделку до конца.

Телефония

Все входящие и исходящие звонки записываются и прикрепляются к лидам, сделкам, компаниям, контактам. У сотрудников всегда есть возможность прослушать звонок и провести анализ ситуации.

Интеграция сайта с Битрикс24

Все оставленные на сайте контакты становятся в системе лидами, а сделанные заказы — сделками, что автоматизирует ручную работу и позволяет максимально быстро реагировать на заказы.

Внедрение CRM системы в жизнь компании

Для обучения сотрудников работе в CRM мы создали «Базу знаний» — виртуальное место, где собран материал для самообучения и инструкции по работе с Битрикс 24. База знаний также используется для сбора общей информации о правилах компании, регламентах, бизнес-процессах, как корпоративная библиотека.

После наполнения «Базы знаний» мы проводим обучение по работе с Битрикс24 на реальных примерах с интерактивным подходом. В процессе обучающей встречи создаем реальные сделку/контакт/компанию/лид и совместно с сотрудниками компании прорабатываем каждый этап и сценарий работ. Чтобы комплексно показать все возможности СRM, обучение проводится в несколько этапов.

Усиленная структура, эффективные инструменты и аналитика помогли улучшить взаимодействие с клиентами, повысить производительность труда и увеличить объемы продаж клиента.

Отзыв

«Нам требовался удобный инструмент для систематизации задач, коммуникаций между менеджерами и клиентами, необходимо было упорядочить и свести все данные в одной системе. Команда Веб-Центра отлично справились с задачей, интеграция сайта с CRM прошла успешно. Благодарим за эффективную и оперативную работу. Автоматизация уже дает свои результаты: повысилась производительность труда, выросли продажи. Если вам нужен надежный партнер в автоматизации бизнес процессов с помощью CRM - рекомендуем сотрудничать с Веб-Центром!

©️ Ковтунов Сергей Андреевич, директор по продажам компании «Азимут».

Вы хотите быть сильнее своих конкурентов?

Обеспечим стабильный рост и развитие вашего бизнеса в Интернете!

Получить персональное коммерческое предложение

Готовы начать?

Позвоните нам:
+7 (499) 686-01-14

Или оставьте заявку на сайте
и мы свяжемся с Вами.

s

Лев?..

Лев по праву считается царем зверей, поскольку сочетает в себе все качества, которыми должен обладать истинный монарх. Его ценят и уважают. Так и ваш проект вызовет страх и восхищение в глазах конкурентов.

Специалисты «Веб-Центра» сильно увеличат приток клиентов и обеспечат вашему проекту мощную отдачу интернет-рекламы! ×
Наши менеджеры готовы прямо сейчас обсудить ваши задачи!
Александра

Александра

Позвоните нам или оставьте заявку на бесплатную консультацию,
мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!

Обсудить задачу
СПАСИБО!

Благодарим за доверие и подписку на рассылку Веб-центра"


Будем рады видеть тебя в наших друзьях в группе VK. Там мы обсуждаем материалы и отвечаем на вопросы о продвижении в интернете.

Поздравляем!
Ваш приз: Учебник по внедрению CRM

Держи телефон рядом!
Мы позвоним и расскажем, как получить подарок!

Наш менеджер свяжется с вами и объяснит как забрать подарок
Испытайте свою удачу
Раскрутите барабан и получите приз
*вращать барабан можно только 1 раз
Отправляя форму, вы соглашаетесь на обработку персональных данных, защищенных политикой конфиденциальности и обрабатываемых для выполнения заявки.